Primul comunicat de presă este atribuit lui Ivy Lee. Povestea spune că în 1906 agenția sa lucra cu Pennsylvania Railroad când a avut loc un accident pe calea ferată. În loc să aștepte reacția jurnaliștilor, Lee a scris un comunicat pe care l-a trimis în mod proactiv către redacții. Comunicatul spunea povestea accidentului din perspectiva Pennsylvania Railroad. În felul ăsta, istoria PR-ului înregistrează primul comunicat de presă, care devine mai apoi unul dintre cele mai folosite instrumente de comunicare.

Deși s-au schimbat multe în cei 115 ani care s-au scurs de atunci, comunicatul de presă este în continuare pe buzele antreprenorilor, oamenilor de comunicare sau specialiștilor în PR. În condițiile în care încă ne lovim de cereri sub forma „caut agenție de PR care să trimită comunicate de presă peste tot”, credem că e un subiect departe de a fi depășit.

Tactic, dacă ești antreprenor, iată ce trebuie să știi dacă vrei să trimiți (tu sau echipa ta) un comunicat de presă. Am completat perspectiva noastră cu recomandările a 3 jurnaliști cu experiență. Mulțumim, Victor Kapra, Oana Vasiliu și Romanița Oprea, pentru timp & contribuții! 🙏

Anatomia unui comunicat de presă

Comunicatele de presă fac parte dintr-o strategie mai amplă de comunicare și sunt un mod de a anunța știri importante din viața unei companii, cu condiția să fie de interes pentru un public mai larg.

Lucruri care contribuie la relevanța acestui tip de material:

✍️ Un subiect bun. Iată câteva subiecte care pot avea valoare de știre: lansarea unei companii, o investiție importantă, o achiziție/ o fuziune, un raport financiar interesant, un studiu pe un subiect de interes larg, o inovație pe plan local, schimbări importante în management, atingerea unui milestone semnificativ pentru compania ta, dar care poate fi relevant pentru întreaga piață etc.

✍️ Informații consistente și utile. După ce ai stabilit că există o știre în ceea ce vrei să anunți, e important să fii pregătit să oferi informații noi și utile, care de obicei răspund la întrebarea „de ce este de interes subiectul comunicatului?”. Aici pot intra: cifre și date de business – cifră de afaceri, investiție, rată de profitabilitate, creșteri/ scăderi etc.–, dar și comentarii, trenduri, observații din interiorul business-ului/ industriei, opinii care aduc valoare, date recente, informații despre structura acționariatului, sursa investițiilor etc.

✍️ Evitarea spamului. Mai departe, așa cum probabil intuiești, ca să aibă un impact cât mai mare, un comunicat de presă trebuie trimis către jurnaliștii pentru care subiectul ar putea fi de interes. Less is more… relevant. În cuvintele Oanei Vasiliu, jurnalist freelancer: „Un comunicat de presă cu adevărat bun este cel care ajunge la jurnalistul specializat pe domeniul respectiv: faptul că ajunge la mine o știre din sfera mea de scriitură înseamnă că omul de comunicare și-a făcut bine treaba și cel mai probabil, va ajunge să fie publicat.”

Calitățile unui comunicat de presă bine scris

Să ai o știre de interes și să o trimiți către jurnaliștii relevanți sunt două lucruri esențiale. La fel de important este însă și felul în care este scris un comunicat de presă. Iată câteva bune practici:

✍️ Un limbaj clar și accesibil

Ocolește acronimele, limbajul hiperspecializat sau tehnic – atunci când nu le poți evita, încearcă să le traduci pe înțelesul tuturor.

Scrie cât mai clar și la obiect. Victor Kapra, jurnalist și creatorul newsletterului Civilization, spune că un comunicat de presă trebuie „să fie cât mai apropriat de formatul de știre, astfel încât să fie ușor de preluat cu copy-paste de către media: concis, fără superlative exagerate, scris într-un stil care să evite limba de lemn corporatistă.”

Romanița Oprea, jurnalist la Revista Biz, completează cu o perspectivă similară: „Un comunicat business nu ar trebui niciodată să conțină brizbrizuri. Nu trebuie neapărat să fie rigid, dar eu le prefer pe cele clasice, care sunt la obiect. În această perioadă în care cu toții jonglăm între multe activități și atribuții, este bine să ne facem unii altora viața mai ușoară și mai clară.”

✍️ Citate care aduc valoare

Dacă ai tendința să începi citatul din comunicatul de presă cu „Lansarea acestui business a fost un pas firesc”, oprește-te și reformulează. Un citat este o cale foarte bună să vii cu o opinie pe care nu o poți include în restul textului, dar care pune în valoare informația din comunicat.

Victor Kapra recomandă ca „citatele oficialilor să aducă informație în plus, să fie relevante în economia comunicatului”, opinie pe care o împărtășește și Romanița Oprea: „Citatele ar trebui să ofere și ele un plus de informație interesantă, nu să fie de umplutură sau să reia ideile prezentate în restul comunicatului.”

✍️ O structură ușor de parcurs

Oana Vasiliu, jurnalist freelancer, susține că cea mai importantă caracteristică a unui comunicat de presă „ar trebui să fie unul dintre principiile jurnalistice cele mai de bază: răspunsul la cei 5W – cine, ce, cum, când și de ce, iar răspunsul la <de ce> chiar să fie ceva important și relevant.”

Asta înseamnă de multe ori să urmărim o structură care să înlesnească parcurgerea comunicatului de presă.

Romanița Oprea spune că este de ajutor ca „primul paragraf să prezinte aspectele/ punctele cele mai importante”. Victor Kapra sugerează că realizarea unui „rezumat cu informațiile esențiale plasat între titlu și body text, destinat a fi preluat cu copy-paste pe Facebook sau LinkedIn” este utilă.

✍️ Fotografii

Comunicatul ar trebui să fie întotdeauna însoțit de imagini relevante, la o calitate de online sau print, în funcție de publicațiile vizate. În mod ideal, acestea ar trebui să fie în format portrait și landscape.

Dincolo de comunicatul de presă

Un comunicat de presă este doar o piesă dintr-un puzzle mai mare.

✍️ Gândește un plan mai amplu de comunicare

Stilul hit & run nu a adus niciodată ceva bun, iar, cu atât mai puțin, comunicatul de presă nu este o soluție magică pe care să o folosești ca să rezolvi orice situație de comunicare. Comunicarea are nevoie de consecvență și de consistență. E dificil să vezi rezultate fără un plan de acțiuni conturat pe termen mai lung și conectat la realitatea ta de business.

✍️ Fii deschis către dialog

Un comunicat de presă înseamnă că deschizi dialogul cu jurnaliștii, adică îți asumi viteză de reacție, răspunsuri la întrebări care poate ți se par incomode și, bineînțeles, transparență.

✍️ Oferă înainte de a cere

Nimănui nu-i place să fie contactat doar atunci când celălalt are nevoie de ceva. Găsește modalități prin care să aduci valoare în viața jurnaliștilor cu care vrei să creezi o relație. Citește-le articolele, dă-le mai departe pe cele care ți-au plăcut cu adevărat. De reținut este că o astfel de relație ar trebui să fie o stradă cu două sensuri, care începe cu un interes real pentru munca și valoarea adusă de publicațiile în care îți dorești să apari.