Cum anunți intern că există colegi testați pozitiv cu COVID-19
de Oana - 21 septembrie, 2020
Au trecut deja mai bine de 6 luni de când a izbucnit pandemia. De atunci, avem impresia că le-am bifat pe toate. Aproape că ne vine să spunem „acum, după pandemie…”. Adevărul este că, deși ne-am mai relaxat, pandemia nu a trecut. Zilnic numărul de cazuri active crește, copiii au început școala parțial offline, parțial online, situația în unele județe este în continuare alarmantă.
Dacă ești antreprenor, știi că, sub învelișul relaxării, efectele pandemiei continuă – asupra economiei, asupra oamenilor de la tine din echipă, asupra planurilor de dezvoltare. Îți dai seama că ce trăiești acum va mai dura, iar, în contextul ăsta, e posibil să te gândești, pe bună dreptate, că e doar o chestiune de timp până când unul dintre colegii tăi te va anunța că a fost testat pozitiv (dacă nu ai pățit asta deja).
Cum și când vei comunica lucrul ăsta în echipă? Cum vei aborda subiectul cu contacții direcți ai persoanei/ persoanelor diagnosticate pozitiv? Ce acțiuni vei face și în ce ordine? Ce măsuri vei lua ulterior și cum le vei anunța intern?
Pentru că, de sub pălăria de oameni de comunicare, întrebările de mai sus ne-au însoțit din prima zi de pandemie, ne-am gândit să împărtășim aici un ghid scurt care să te ajute să-ți orientezi comunicarea, în cazul în care ești manager sau antreprenor și navighezi printr-o situație similară.
Când colegul tău te anunță că a fost testat pozitiv, reacționează empatic și uman
→ Chiar și în cazul în care se confruntă doar cu simptome ușoare, poți să te aștepți ca anxietatea sa să fie la cote ridicate. Comunică-i în mod clar că poate conta pe tine oricând.
→ Rămâi în legătură cu el. O dată la câteva zile trimite-i un mesaj sau sună-l, ca să verifici cum se simte și dacă are nevoie de ceva
Ia legătura cu persoanele considerate contacți direcți
Dacă colegul testat pozitiv a fost la birou în ultimele două săptămâni, află care sunt persoanele din echipă cu care a relaționat și ar putea fi contacți direcți.
→ Anunță-i în cel mai scurt timp despre situație, cu calm și empatie, fără să dezvălui identitatea colegului testat pozitiv.
→ Comunică personal cu ei, prin telefon sau printr-o platformă video. Așa te asiguri că inițiezi un dialog și că le oferi oamenilor spațiu de a reacționa spontan la vestea pe care tocmai le-ai dat-o.
→ Fii pregătit să răspunzi la următoarele întrebări: „Când intru în autoizolare?”, „Urmează să-mi fac testul? Dacă da, unde anume și cine susține costurile?”, „Ce se întâmplă în cazul în care sunt testat pozitiv?, „Ce se întâmplă în cazul în care sunt testat negativ? Când pot să revin la muncă în cazul ăsta?”, „Primesc concediu medical?”.
→ După discuția telefonică sau prin platforma video, revino cu un e-mail către colegul/ colegii care sunt contacți direcți și oferă o recapitulare în scris a ceea ce ați discutat. Menționează pașii următori. Scrie mesajul pe un ton uman și optimist și încurajează-ți colegul/colega să te contacteze oricând ceva îi este neclar sau are nedumeriri.
→ Rămâi în legătură permanentă cu colegii tăi care sunt considerați contacți direcți. Răspunde la orice întrebare poate apărea din partea lor, întrebă-i periodic cum se simt, oferă-le opțiunea de a-și lua zile libere, dacă au nevoie.
Situațiile incerte au mare nevoie de cineva care să le adreseze și să răspundă la întrebarea: „ce se-ntâmplă aici?”
Fii tu primul care dă vestea mai departe
Așa te asiguri că nu lași loc de interpretări alarmiste sau zvonistică. Situațiile incerte au mare nevoie de cineva care să le adreseze și să răspundă la întrebarea: „ce se-ntâmplă aici?”. Cum rezolvi incertitudinea? Prin informație și prin acțiuni concrete.
→ Anunță întreaga echipă despre situație prin conferință video. În cazul în care echipa este distribuită în departamente ample sau în mai multe orașe, poți anunța doar departamentul/ echipa/ orașul în care a fost confirmat cazul/ cazurile pozitiv(e).
→ Comunică transparent acțiunile care au fost luate în urma testării pozitive a colegului/colegilor:
① Dezinfectarea extensivă și în profunzime a spațiului de lucru cu o firmă specializată
② Revenirea/ mutarea în work from home a întregii echipe timp de minim 2 săptămâni
③ Intensificarea măsurilor de igienizare a spațiilor comune sau implementarea de noi protocoale interne
→ În cazul în care discuția a avut loc prin video-conferință, revino cu un follow-up în scris, prin care să recapitulezi măsurile principale. Nu uita că informația nu este ceea ce ni se spune, ci ceea ce înțelegem din ce ni se spune.
① Colegii tăi trebuie să înțeleagă cum sunt puse în aplicare toate măsurile luate de companie, care este calendarul acestora și cum vor fi monitorizate și evaluate.
② De asemenea, au nevoie să știe că se fac pași pentru actualizarea măsurilor și proceselor pe măsură ce situația se schimbă.
→ Colegii tăi vor avea în continuare întrebări, iar orice gol de informație se umple cu presupuneri, scenarii ipotetice și zvonuri. Susține o comunicare internă cu suflet, într-un ritm constant și des, atât cât va fi nevoie. Câteva idei despre ce poți face:
① Scurte informări interne zilnice cu orice update relevant despre situația din companie – informează-i rapid și clar despre orice modificare importantă apare intern sau extern
② Sesiuni periodice de Q&A cu managerii de echipă / HR Manager-ul / Directorul General, în care colegii tăi pot adresa întrebări, neliniști sau nedumeriri pe care le au
③ Pentru că o echipă are nevoie de un mediu în care oamenii să se simtă ascultați, vulnerabili, văzuți, poți începe fiecare ședință de status săptămânal cu un round-up de echipă, prin care fiecare coleg povestește despre cum se simte, ce s-a mai întâmplat în viața lui, prin ce provocări trece.
Atunci când un lider acceptă să adreseze situațiile dificile, să acționeze în interesul celorlați și să „încaseze” fricile, criticile sau avalanșa de emoții ale oamenilor din echipă, organizația are toate șansele să iasă mai unită și mai de nădejde pentru oamenii săi
Felul în care oamenii-cheie din companie comunică într-o situație tensionată, de criză – cum ar putea fi anunțul îmbolnăvirii unuia dintre colegi cu COVID-19 –, este important pentru evoluția companiei. Atunci când un lider acceptă să adreseze situațiile dificile, să acționeze în interesul celorlați și să „încaseze” fricile, criticile sau avalanșa de emoții ale oamenilor din echipă, organizația are toate șansele să iasă mai unită și mai de nădejde pentru oamenii săi – pentru că nimic nu leagă mai bine o echipă decât încrederea că există în organizație grija autentică pentru celălalt.
GO IN-DEPTH
Dacă vrei să aprofundezi subiectul, îți lăsăm mai jos o serie de resurse care sperăm să-ți fie utile.
📚 Articolul de aici, publicat în Business Harvard Review, conține lucrurile esențiale pe care le pot face companiile pentru echipele lor ca să le ajute să gestioneze impactul pe care îl are criza de COVID-19 asupra sănătății lor mintale.
📚 Ce înseamnă contact direct și care sunt pașii pe care trebuie să-i facă o persoană în situația asta? Explică DSP București aici.
📚 Tot la capitolul obligațiilor legale, găsești aici o serie de reguli pentru angajați și angajatori, privind măsurile de prevenție a contaminării cu noul coronavirus pe perioada stării de alertă.
📚 Ce urmează? O comunicarea internă care stinge focuri poate ajuta pe moment, dar nu construiște poduri solide de încredere între organizație și echipă. Contează ce fel de atitudine și comunicare ai încurajat, de-a lungul timpului, în echipă. Așa cum spune și Cosmin Alexandru, „o echipă nu câștigă un meci pentru ce face în meci, ci pentru ceea ce a făcut până acum. Contează, deci, ce ai antrenat până atunci.” Dacă vrei să afli mai multe despre cum creezi echipe care depășesc șocuri și situații de criză, poți să începi cu episodul episodul ăsta din The Vast and The Curious.
Ilustrație: Alexandru Purcărea