Dacă ești deja într-o etapă mai avansată de dezvoltare ca business antreprenorial, cel mai probabil ai crescut miza și eforturile și în ceea ce privește comunicarea. Și ai aflat deja că poate ai nevoie nu doar de o agenție de PR, ci și de una de performance, de una de creație sau de digital.

Feliile în care se desparte teritoriul numit generic „marcomm” pot să genereze ușor confuzie chiar și pentru antreprenori cu experiență. Iar dacă ajungi totuși la masă cu mai mult de 2-3 echipe diferite, probabil că ți-ai pus și tu problema asta, într-un fel sau altul: cum faci să nu iasă haos? Cum armonizezi echipe diferite și specialiști cu competențe complementare, încât să urmărească împreună aceeași direcție?

Despre asta discutăm astăzi, într-un material în care afli cum să te asiguri că acest mod de lucru este în favoarea brandului tău și nu doar o povară care contravine chiar scopului comunicării: să vezi un proces integrat și fără rupturi.

Un singur teritoriu, atât de multe competențe

Înainte de orice, e bine să cunoști în detaliu tipologia de echipe de comunicare și care sunt granițele activității și serviciilor lor. Mai ales pentru că există combinații de „n” luate câte „k” pentru competențele pe care o anumită agenție își asumă că le oferă.

Desigur, există și agenții full-service și care gestionează in-house totul: de la branding la strategie de comunicare și până la tot ceea ce presupune implementarea promovării, indiferent dacă este vorba despre creație, PR, social media, campanii de ad-uri, evenimente etc. Realitatea este că, dacă ești într-un scenariu antreprenorial, probabil că nu sunt chiar prima opțiune la care ai apela. Motivele pot să fie multiple și nu întotdeauna direct legate de resursele alocate pentru ca un astfel de sistem să funcționeze pentru tine (ci și de relaționare sau alte criterii extrem de subiective, dar foarte importante).

În al doilea scenariu, cel pe care îl și tratăm pe larg aici, vorbim despre agenții care fac doar o anumită parte din mixul de comunicare și marketing. Poți să întâlnești, de exemplu, echipe de comunicare ce gestionează atât zona de PR, cât și zona de creare de conținut pentru social media, la fel cum anumite agenții fac exclusiv PR. Există specialiști care fac foarte bine branding și dau direcția identității vizuale a unui brand, dar care nu adaptează universul grafic și la materialele de digital (de exemplu, template-uri pentru activitatea din social media, bannere online și altele). La fel cum sunt echipe experte în web design, dar care nu preiau și creația pentru materialele promoționale ce îți pot fi necesare la un moment dat. Ai înțeles ideea. 🙂

Așa că, mai întâi, trebuie:

👉 Să îți cunoști foarte bine nevoile;

👉 Să știi care dintre ele sunt recurente și presupun a avea un partener de cursă lungă lângă tine (cu care să fii într-o colaborare lunară, de exemplu) și care dintre ele presupun doar activități punctuale (ce pot fi oferite la cerere);

👉 Să cauți să înțelegi ce anume face fiecare dintre echipele cu care ajungi în dialog. Nu ai vrea ca, mai târziu, când ai început deja colaborarea, să existe remarci ca: „Aaa, voi nu vă ocupați și de asta?” Nu atât pentru surpriza în sine, ci pentru efortul suplimentar pe care l-ar putea atrage faptul că nu a existat claritate din capul locului;

Pare complicat deja? Hai să vedem ce faci mai departe, după ce ai setat care sunt echipele ce se ocupă de comunicarea brandului tău.

Antreprenor, lucrez cu mai multe echipe de comunicare. Cum colaborez eficient cu ele?

Uneori, chiar și după ce te-ai asigurat că ai alături numărul optim de parteneri de comunicare și chiar dacă ai făcut eforturi să îi alegi pe cei potriviți ție, pare că orchestra tot sună fals. Ce anume se întâmplă și cum să nu ajungi la asta?

Asigură-te că ai un brief complet, coerent, clar pentru toți partenerii de comunicare implicați

Asta înseamnă că:

👉 Toți pornesc de la aceleași informații

👉 Toți primesc o direcție comună

👉 Toți sunt aliniați în ceea ce se așteaptă de la ei.

Asigură-te că există un coordonator intern al acestor agenții

Sigur, poate că pornești cu claritate la drum. Dar ce se întâmplă pe parcurs și ce faci atunci când apar schimbări, când intervin update-uri, când pur și simplu munca unora depinde de ceea ce fac alții?

Atunci trebuie să te asiguri că există în echipa ta un specialist (fie că îl numești Marketing Manager, Brand Manager, Project Manager etc.), un senior care înțelege în profunzime modul în care funcționează, se completează și trebuie să interacționeze diversele felii din mixul de marketing și comunicare. Cineva care știe ordinea în care trebuie să producă anumite livrabile, logica procesului și pașii acestuia, încât să mențină pe toată lumea la curent cu modul în care evoluează comunicarea.

Este, poate, unul dintre cele mai deficitare lucruri pe care le întâlnim în realitate: subestimarea necesității acestui coordonator care să pună inclusiv față în față echipele, atunci când situația o cere și care să poată, în anumite contexte, chiar media între ei și lua decizii în consecință.

În lipsa unui astfel de profesionist și a unui scenariu ideal, mai există o variantă: antreprenorul poate alege ca una dintre echipele externalizate din infrastructura de comunicare să dea direcția, iar ceilalți să se alinieze la ea, însă numai dacă acest mandat este foarte clar explicat și motivat de o expertiză strategică a agenției-lead.

Asigură-te că echipele pot lucra împreună

În strânsă legătură cu ce am explicat mai sus, trebuie să spunem realității pe nume: există echipe ce pot lucra împreună, deși se văd pentru prima dată și nu au neapărat un istoric comun, și echipe care nu vor putea face asta eficient.

Iar motivele pot să fie nenumărate, însă trebuie să înțelegi foarte bine dacă este vorba despre o problemă de atitudine sau, mai degrabă, de competență din partea unor sau a altora, pentru că scenariile de acțiune sunt și ele foarte diferite apoi.

Tot ceea ce ține de teritoriul comunicării și al marketingului nu este întotdeauna matematică pură sau o știință exactă, iar viziunile cu care specialiștii vin în întâmpinarea brandului tău pot să fie foarte diverse și, uneori, chiar la poli opuși. Este bine să poți cântări ce funcționează în acest ecosistem și cum să îl reglezi din mers, în cazul în care intervin conflicte, viziuni antagonice sau rezistență în procesul colaborării și al comunicării inter-echipe. Sau unde să spui pur și simplu „stop”, dacă tensiunile sunt ireconciliabile.

Înainte de toate, pentru ca ceea ce se vede la final să ofere o experiență seamless, colaborarea trebuie să existe, deschiderea e importantă și flexibilitatea este și ea pe lista de atribute pe care să le urmărești la echipele cu care colaborezi. E mai puțin loc de orgolii, cât este nevoie să vezi că se dorește în primul rând binele proiectului.

***

Colaborarea cu mai multe agenții poate fi ori un avantaj strategic, ori un coșmar logistic – depinde de cum anume este gestionată. Întotdeauna însă, dacă în spatele agențiilor, există oameni maturi și responsabili, va exista și o cale în care colaborarea să se întâmple sau tensiunile să fie adresate și rezolvate ca atare.

Domeniul marketingului și al comunicării nu este deloc singurul care are nevoie ca piesele de puzzle să se potrivească și să funcționeze împreună, pentru ca imaginea de ansamblu să fie coerentă. Așa că, dacă trebuie să rezumăm toată logistica procesului la un singur lucru, am spune să cauți oameni de comunicare buni, care știu ce fac și care văd mai departe de felia lor. Colaborarea lor va fi mai ușor de armonizat, dacă pornești de la o bază solidă. 🙂