­Poate că atunci când vine vorba despre comunicare, componenta de project management nu este prima la care un antreprenor să se gândească. Însă, pe parcursul implementării, cu siguranță devine prima care atrage atenția, mai ales atunci când lipsește.

Mână în mână cu o calitate bună a celorlalte livrabile din comunicare, project managementul poate să facă diferența dintre un program de comunicare coerent, cu direcție și sens, și unul ce își ratează scopul.

Dar să explicăm mai multe despre ce înseamnă project managementul în comunicare, de ce e nevoie să fii atent la el cel puțin în egală măsură ca la celelalte componente și cum arată un project management bun.

De ce ai nevoie de un project management bun în comunicare

Atunci când începi comunicarea pentru brandul sau businessul tău, pornești în general într-un demers pe termen lung, în care mixul de activități necesare depășește – sau ar trebui să depășească – cadrul foarte punctual de „dau un comunicat de presă” sau „pun câteva postări aici și dincolo” (ceea ce, în esență, nu rezolvă cu adevărat obiective și provocări de comunicare, așa cum am mai povestit aici sau aici).

În această călătorie, comunicarea ajunge un demers integrat, cu multiple componente: de la relația cu presa la producerea de conținut, de la realizarea unor proiecte speciale până la managementul unor canale de social media, ca să dăm doar câteva exemple.

Sincronizarea sau prioritizarea lor, capacitatea de a jongla cu toate într-un mod coerent, abilitatea de a le face să se întâmple – exact așa cum au fost promise – se traduc într-un singur lucru: project managementul proiectului.

Baza pe care se fundamentează acest project management este înțelegerea foarte bună a brandului sau businessului tău, împreună cu viziunea din spatele acestuia și cu obiectivele de comunicare.

Din această înțelegere în profunzime pleacă multe alte lucruri de care comunicarea, ca proces, se lovește pe parcurs: alegerea de parteneri terți potriviți acolo unde este nevoie, ridicarea unor oportunități la fileu, luarea unor decizii strategice, cunoașterea foarte clară a tipului de rezultat pe care vrem să îl obținem la final. Toate aceste lucruri, care par uneori foarte subtile sau de mare finețe, pot contribui la succesul comunicării și la o colaborare care să funcționeze sau, dimpotrivă, pot chiar să strice un plan de comunicare ce, pe hârtie, arată excelent.

În esență, munca de comunicare – în etapa de implementare – este una colaborativă. Ea se naște mereu la intersecția dintre o coordonare bună client–agenție, la intersecția dintre încredere, autonomie și o comunicare constructivă între cele două părți.

În multe aspecte, project managementul asigură acest balet (deși „it takes two to tango”, deci și modul de raportare a clientului la comunicare contează foarte mult, însă acesta este un subiect pentru o altă dezbatere), cu toate forțele implicate: client, echipă, furnizori, ținând mereu în minte două lucruri: strategia și obiectivele proiectului.

Ce înseamnă un project management bun

Dar ce înseamnă, de fapt, un project management bun? La ce să te uiți în acest sens, atunci când vine vorba despre etapa de implementare a programului tău de comunicare?

Am sumarizat în doar 3 puncte-cheie.

1/ Procese și organizare

Un project manager bun știe să te ducă din punctul A în punctul B. Știe să explice munca din spate, să etapizeze, să facă vizibil efortul care stă la baza anumitor livrabile și să arate cum anume este nevoie de o coordonare atentă între client și partenerul de comunicare.

Poate pentru cineva care nu a mai avut de-a face cu un demers de comunicare, un comunicat de presă poate fi doar un document cu maximum 1-2 pagini și cu ceva informații care-i sunt la îndemână. Însă un project manager îi poate explica de ce chiar și un lucru ce pare atât de mic în esență presupune de fapt: un Q&A, o decizie despre unghiul cel mai potrivit al știrii din comunicat, o pregătire a materialului, dar și a altor resurse însoțitoare, feedback, trimitere, apoi monitorizare sau continuare a efortului de deschidere de uși prin interviuri sau alte oportunități de pitching de subiecte către mass-media.

Indiferent despre ce ar fi vorba, fii atent la cât de bine ești ghidat, la cum ți se explică procesul din spatele a ceea ce urmează să se întâmple, la cât de strategică este mișcarea printre diferitele livrabile pe care le poate presupune un demers de comunicare. Dacă este doar despre „ne aruncăm să facem x sau y”, fără să înțelegi ce presupune, ce se așteaptă de la tine, unde este nevoie să intervii și de ce anume depinde bunul mers al acțiunii respective, atunci șansele de organizare și de a resimți cu o cât mai mare fluiditate ceea ce se întâmplă – probabil că sunt mici.

2/ Coordonarea tuturor celor implicați

Așa cum este foarte ușor de intuit, project managementul înseamnă și o coordonare foarte bună a tuturor resurselor implicate.

Cum spuneam deja, în comunicare e nevoie să aliniem de obicei mai multe tipuri de parteneri sau mai multe abilități diferite: fie ele in-house (deja existente în agenție), fie ele externalizate (de exemplu: creație, producție, foto-video, PPC și multe altele, în funcție de specificul fiecărei agenții în parte).

Pe măsură ce proiectul devine mai mare sau necesită mai multe astfel de resurse, este important ca fiecare partener nou venit la masă să fie aliniat cu: brandul, scopul proiectului și să înțeleagă foarte bine ce anume trebuie să livreze, pentru a se armoniza la tot ceea ce se întâmplă deja în comunicarea brandului respectiv.

Aici intră în joc abilitățile și rolul project managerului, care își asumă atenta coordonare a furnizorilor implicați, livrarea la timp și în toți parametrii stabiliți deja cu clientul. Acest lucru implică de obicei o planificare foarte bună, dar și capacitatea de a menține un singur punct de contact și interacțiune cu clientul, pentru eficiență.

Ca să evaluezi acest punct-cheie, uită-te la lucruri cum ar fi: cât de multe știe project managerul despre ceea ce trebuie să livreze un alt partener, cât de la curent este cu stadiul proiectului, cât de bine știe să obțină informații, să clarifice sau să însoțească acel partener terț pe parcursul proiectului. De obicei, aceștia sunt indicatori care-ți spun cât de fluidă este coordonarea, cât de pregătiți și strategici sunt toți cei implicați în proiectul de comunicare și, din nou, care sunt șansele de reușită ale acestuia.

3/ Adaptare, flexibilitate și implicare

Așa cum este firesc, în practică procesul de comunicare nu e niciodată unul liniar. Pregătirea și planificarea strategice sunt extrem de utile și ar trebui să fie nelipsite unui demers de comunicare, însă realitatea arată întotdeauna diferit față de ceea ce ne punem în minte atunci când pornim la drum.

Ca atare, este nevoie mereu de o oarecare doză de flexibilitate și deschidere. Pot să apară oportunități noi pe parcurs, nevoi sau priorități ce nu puteau fi anticipate sau, dimpotrivă, lucruri despre care eram siguri că se vor întâmpla – ajung să nu se mai înscrie în scenariile realiste pe care le poate susține un business.

Mai ales atunci când este vorba despre structuri antreprenoriale, dinamica acestor proiecte și ritmul schimbărilor necesită, poate, o capacitate mai mare de adaptare față de alte tipuri de proiecte, așa că flexibilitatea rămâne la ordinea zilei și o prioritate în atribuțiile pe care un project management bun ar trebui să le bifeze.

Presupunând că pornim de la premise corecte ale necesității de a fi flexibili (și nu doar schimbare de dragul schimbării sau nerăbdare), analizează cum anume sunt tratate aceste oportunități, dacă echipa poate să argumenteze coerent de ce sunt sau nu potrivite pentru comunicare, cât de mare este proactivitatea cu care se vine înspre tine și cât de mult simți că faceți echipă, dincolo de o bifare tranzacțională de taskuri.

Dacă vezi implicare, interes, dorință de a face lucrurile mai bine mereu, acestea sunt abilități pe care project managementul le poate transmite și asigura în relația cu clientul.

***

Deși lucrurile de mai sus poate că nu epuizează discuția despre importanța project managementului pentru bunul mers al comunicării și pentru ceea ce înseamnă o implementare reușită, cu siguranță sunt un punct de la care să începem să vorbim mai mult și despre partea mai puțin văzută a muncii de comunicare, dar care este una dintre cele mai importante, subtile și care uneori presupune cel mai abil efort și cea mai mare experiență.

Un project management bun este ca o experiență pozitivă: poate o consideri doar „firească” atunci când există, dar cu siguranță o remarci și îi vezi plus valoarea atunci când lipsește. Și acela este punctul în care de obicei mulți antreprenori își dau seama că îi costă mult mai mult să nu își asigure un project management bun decât să investească în egală măsură și în lipiciul care ține toate componentele unui program de comunicare în picioare.