10 întrebări la care să-ți răspunzi înainte să începi o colaborare

În decizia de a face comunicare și de a-ți alege o echipă în acest sens, se amestecă multe lucruri: de la unele mai subiective (dar la fel de importante) – cum rezonezi cu cei din fața ta – până la criterii despre care credem că trebuie mai bine puse la punct, astfel încât să-i ajute pe antreprenori să ia decizii realiste și în completă cunoștință de cauză.

Așa că am pus la punct un ghid cu 10 întrebări la care să-ți răspunzi, dacă ești antreprenor și te întrebi dacă ești pregătit de un efort susținut de comunicare care să merite cu adevărat timpul, răbdarea și, bineînțeles, resursele tale.

#1. Îmi este clar de ce prefer o echipă externă versus un angajat in-house?

Întrebarea de căpătâi de la care începe totul: echipă externalizată sau una in-house? În mod evident, în afară de problema eficientizării costurilor – baza oricărui proces de outsourcing –, credem că problematica ar trebui extinsă: se justifică sau nu prezența unei persoane full-time în echipa mea internă? Ce fel de specialist, cu ce fel de pregătire îmi doresc? Am nevoie de competențele unei singure persoane sau mă ajută să aduc la masă resurse din mai multe direcții, pe care mi le poate oferi o echipă?

Și încă ceva: nu înseamnă că, dacă lucrezi externalizat, echipa de comunicare nu este (sau nu ar trebui să fie) foarte conectată la realitatea ta de business și la ceea ce ți se întâmplă zi de zi. Acum, când lucrăm mai mult ca oricând remote, este o chestiune de atitudine și mentalitate să fii aproape de client, indiferent dacă ești un angajat direct al lui sau nu.

#2. Sunt conștient că alegerea unei echipe externe înseamnă că e nevoie să o tratez tot ca pe un angajat al meu?

Alegerea unei echipe de specialiști din exterior presupune tot un proces de induction, deci un timp de adaptare, integrare și înțelegere a businessului, precum și a modului tău de funcționare.

Indiferent pe cine aduci și din ce rol în echipa ta, ca să completeze abilitățile de comunicare, asta nu eschivează pe nimeni de responsabilitatea unei relații, de conectarea la celălalt și de o atitudine orientată spre ideea că suntem o echipă și că lucrăm împreună. Cu cât înțelegem că munca unuia depinde de a celuilalt și invers (gândiți-vă numai la timpii de feedback, de o parte, sau la timpii de răspuns, de partea cealaltă), cu atât sunt șanse mai mari să mișcăm lucrurile din loc.

#3. Câtă atenție a fost depusă în relația cu mine încă din partea de cunoaștere și ofertare?

Credem că, după prima interacțiune cu viitoarea echipă de comunicare, îți vei putea da seama cât de tare ești luat în serios și ce șanse sunt să ai parte de un tratament similar și în implementare.

Îți recomandăm să te uiți cu atenție la cum ești tratat încă de la început. Până la urmă, lucrăm într-o industrie a serviciilor, dăm la schimb timp și cunoștințe ca să creăm plus valoare. Nu are cum să funcționeze doar să arunci costuri într-un email, fără alte explicații sau argumente. Răbdarea, grija, empatia, explicațiile suplimentare sunt importante și, dacă nu le primești, sunt tot atâtea semnale despre cum ar decurge o colaborare ulterioară.

Desigur, ca în orice fel de relație de business, noi vorbim foarte mult despre reciprocitate. Când oferi din toate cele de mai sus, speri și-ți dorești să primești aceeași atitudine.

#4. Pot să testez modul de gândire a celor cu care intenționez să lucrez?

În domeniul nostru, știm că poate fi dificil să-ți dai seama ce primești exact și, mai ales, dacă ceea ce primești e bine gândit: argumentat, cu sens, adaptat la etapa în care te afli (deci la obiective, audiență, bugete). Există deseori o doză mare de scepticism sau chiar de neîncredere în anumite cazuri, de multe ori suma unor colaborări nefericite din trecut. Plus că primele interacțiuni pot fi înșelătoare, dacă te orientezi 100% numai după „chimie”.

Totuși, cum poți testa modul de gândire al celor cu care intenționezi să lucrezi? Pune cât mai multe întrebări: care este procesul, ce urmează să se întâmple, ce experiență are partenerul de comunicare, pe ce fel de proiecte și în ce industrii. Mai mult decât atât, pune la-ndoială atitudinea prin care se sare imediat în soluții. Genul de exprimări de tipul: „facem un video, pentru că asta funcționează acum”. Da, așa e, dar în ce context? Ți se potrivește ție realmente? Au întrebat cei cu care stai de vorbă tot ce era de întrebat despre brandul sau businessul tău, încât să tragă concluzia asta?

Îți recomandăm să te uiți cu atenție  la cei care pornesc de la a-ți livra serviciile pe care le au, în loc să pornească de la nevoia și obiectivele tale. Care vin din paradigma „asta știu să fac și asta vând” în loc să caute să înțeleagă specificul businessului tău, problema sau provocarea pe care tu o rezolvi pentru audiența ta.

#5. Cum sunt ghidat în discuție și cum pune echipa întrebările, încât să-și obțină informația de la mine?

În strânsă legătură cu întrebarea anterioară, e posibil să nu reușești să surprinzi din prima sau de unul singur tot ce ar putea fi relevant din punctul de vedere al echipei de comunicare cu care stai de vorbă.

Însă aici e responsabilitatea celuilalt să pună întrebări și să asculte. Orientează-te după asta: ce lucruri ți se ridică la fileu, cum ești ghidat, cum se formulează niște întrebări, în așa fel încât, și dacă nu ai răspunsul imediat, să pleci cu o temă de gândire.

Și mai ales: uită-te și după lucruri care sunt contestate (argumentat, bineînțeles), nu doar după aprobare. Dacă ți se promite din start că totul e posibil, noi ne-am cam îngrijora. 😊

#6. Cum va avea grijă echipa să meargă dincolo de „o vânzare reușită”?

Dincolo de „chimie” sau impresia din primele discuții, e important să te asiguri și că primești ceea ce ți se promite. Că nu doar „ți s-a vândut” ceva și apoi te trezești în situații neplăcute, în care: nu se mai livrează la timp sau în termenii stabiliți, în care nu știe stânga ce face dreapta (dacă sunt mai mulți oameni implicați în proces), în care vorbești cu prea multe persoane simultan sau în care, dimpotrivă, ești pur și simplu neglijat. Implementarea nu trebuie să sufere.

Uită-te după o atitudine realistă și echilibrată la celălalt încă din procesul de vânzare și ofertare.

#7. Din cine este formată echipa care va implementa pe proiectul meu?

E o situație des întâlnită: echipa cu care discuți inițial, care te convinge și cu care simți că poți face echipă nu mai este aceeași cu cea care implementează. E firesc și perfect valabil în multe contexte. Însă cere să știi de la bun început care este echipa extinsă cu care vei lucra, ce experiență are, cât de implicată va fi ea în proiect încă din etapa strategică.

Deși e firesc, într-o agenție de comunicare, să existe această delimitare între etapa strategică și cea de implementare, noi am problematiza varianta în care echipa care „a vândut” proiectul dispare complet din viața de zi cu zi a acestuia.

Credem că este foarte important, pentru ca un proiect să nu se rupă de la jumătate, ca echipa care implementează să aibă abilități reale pentru a susține implementarea la standardele și calitatea promise în strategie.

#8. Sunt pregătit să ofer, la rândul meu, timp, disponibilitate și feedback?

Colaborarea într-un proiect (mai ales dacă este vorba despre unul în comunicare) este o stradă cu două sensuri. Comunicarea nu poate să se întâmple de la sine imediat ce ai bătut palma și ai ales o echipă cu care să mergi mai departe.

Pe lângă bugete și resursele financiare pe care le pui la dispoziție, startul unei colaborări înseamnă și o investiție de timp, disponibilitate și răbdare, mai ales la început. Uneori, poate să pară că proiectul de comunicare a generat chiar mai multă încărcare decât exista înainte – și poate asta nu este fals în totalitate. Este nevoie mai întâi să punem la un loc multe resurse și informații, până facem lumină, aducem claritate și cunoaștem cu toții în profunzime direcția spre care ne îndreptăm; până ne calibrăm unii la ceilalți, până ne înțelegem reciproc procesele, până reașezăm rolurile și activitățile încât să putem face echipă.

Este extrem de important să nu subestimăm ceea ce înseamnă o relație de colaborare cu un partener de comunicare și să ne asumăm cu ce vine ea la pachet. Orice așteptare că externalizarea serviciului de comunicare va însemna sfârșitul oricărui efort din partea antreprenorului sau clientului în cauză – este pur și simplu nerealistă și va genera numai frustrare pe termen lung.

#9. Care sunt valorile și lucrurile la care ține echipa de comunicare?

Poate să pară una dintre cele mai subtile sau intangibile întrebări. Însă credem că atunci când alegem un partener de cursă lungă, cum ar trebui să fie echipa de comunicare, relația pe care o poți dezvolta cu celălalt și modalitatea în care vă puteți așeza la masă sunt lucruri la fel de importante ca orice alte criterii foarte pragmatice.

Din experiența noastră, motivul pentru care multe dintre relațiile de colaborare în comunicare eșuează își au rădăcina într-o nepotrivire de valori, într-o lipsă de înțelegere comună asupra ritmului și modului de lucru.

De aceea, pentru un cadru de lucru sănătos și proactiv, caută să surprinzi și să afli și acele lucruri care-ți dau măsura felului în care echipa de comunicare se raportează la colaborare, dincolo de cifre, KPI și promisiuni. Explorează-le pe toate într-o discuție mai amplă de cunoaștere sau caută să le deduci din felul în care se prezintă partenerul de comunicare, respectiv din informațiile care-ți sunt dezvăluite pe orice alte canale ale agenției.

#10. Sunt pregătit să mă implic într-un proces amplu, care durează?

E bine, de asemenea, să fii pregătit pentru scenariul în care „rezultatul de care ai nevoie… ieri” nu e unul deloc util ție. O muncă făcută prea rapid, mai ales atunci când pui bazele unui demers strategic (de branding sau comunicare), înseamnă că ceva nu e tratat în profunzime. Și nu ți-ai dori ca lucrurile de bază ce orientează comunicarea unui brand să fie tratate superficial, doar ca să mai câștigi o zi.

În plus, orice comunicare presupune și o zonă de set-up, de pregătire. Așa că uită-te realist la toată perioada de până în comunicarea propriu-zisă. E nevoie să dai timp și răbdare și să nu te amăgești că începi comunicarea chiar de… mâine și nici că ai rezultate fulminante poimâine.

Comunicarea înseamnă câștigarea încrederii, iar asta se construiește în timp, cu siguranță nu se dă gata peste noapte. 😊

***

Pentru ca orice demers și parteneriat să meargă bine, trebuie să înțelegem că suntem aici să facem schimburi și să colaborăm. Iar întrebările de mai sus sperăm să orienteze antreprenorii care își doresc relații de business sănătoase și colaborări reușite pe termen lung.

* articolul de mai sus este o formă updated a materialului de aici.