Recent, am primit o întrebare – de la unul dintre clienții cu care urma să începem o colaborare –, care ne-a dat de gândit: „ce ar putea să meargă prost în relația noastră de muncă, la ce să fim atenți?”.  Adevărul este că o relație profesională se poate bloca din mai multe motive și, mai ales atunci când ești la prima colaborare cu o agenție, e posibil să nu-ți dai seama care sunt lucrurile care ajută sau nu relația – presupunând că și tu, la fel ca noi, crezi că relațiile bune de muncă sunt importante și cauți să le crești.

Realitatea este că – chiar și atunci când toate temele au fost făcute de ambele părți și parteneriatul pornește de la niște criterii pe care atât agenția, cât și clientul le îndeplinesc – pot apărea pe parcursul colaborării situații care să clatine relația de colaborare, unele dintre ele fiind adevărate dealbreakers.

Astăzi ne-am propus să trecem în revistă câteva dintre aceste scenarii, din perspectiva agenției, cu gândul de a rămâne fidele dorinței noastre de a contribui la relații de muncă mai bune și mai sănătoase.

Iată-le:

Așteptări necomunicate

O relație bună ține adesea de un management corect al așteptărilor. Sună a axiomă, dar nu e. E unul dintre adevărurile la care am ajuns în mod repetat de-a lungul timpului. Cu cât agenția știe de la bun început care sunt așteptările clientului de la munca echipei de comunicare, de la relația cu aceasta și de la rezultate, cu atât va ști mai din timp dacă e potrivită sau nu pentru proiect. Același lucru e valabil și viceversa. Cu cât clientul înțelege mai bine cum lucrează agenția, ce poate și ce nu, care sunt obiectivele pe care și le poate asuma sau nu, cu atât îi va fi mai clar de la început dacă aceasta este sau nu echipa potrivită.

Așteptările necomunicate sunt mai greu de gestionat decât așteptările nerealiste, dar care sunt totuși puse pe masă încă din start. În cazul celor din urmă, agenția poate să intervină la timp și să explice în ce măsură poate sau nu să le îndeplinească. Pe primele însă,  nu le poate intui sau ghici (și ar fi nerealist să se pună în această poziție).

Iată două exemple de așteptări (una din rolul de client, cealaltă din rolul de agenție), care – dacă nu sunt comunicate – pot da peste cap relația de colaborare pe parcurs:

✔ comunicare 24/24, 7/7. Promptitudinea e importantă pentru majoritatea profesioniștilor, însă e posibil să existe definiții diferite pentru același concept, așa că dacă pentru tine – din rolul de client – e foarte important ca agenția să fie disponibilă „la minut”, e bine să verifici care e politica acesteia de lucru.

✔ timpi de răspuns și feedback scurți. Comunicarea are uneori un ritm alert și are nevoie constant de „inputul” clientului. E important ca echipa de comunicare să explice în amănunt – încă de la începutul colaborării – care este efortul pe care clientul îl va avea de făcut la rândul său în procesul de comunicare.

Lipsă de încredere

Ca în orice relație, nu poți să construiești ceva de cursă lungă fără încredere de ambele părți. Poate pare contraintuitiv că există colaborări care încep cu o urmă de ezitare (până la urmă nimeni nu forțează mâna nimănui), însă uneori se-ntâmplă – din prudență sau din experiențe anterioare mai puțin fericite. De aici și până la dorința clientului de a controla în amănunt ceea ce se-ntâmplă în comunicarea brandului său (și implicit munca agenției) este adesea un pas mic, dar cu impact mare în dinamica relației client-agenție. Această atitudine orientată spre control se traduce, în cele din urmă, în micro-management și presiune nejustificată, lucruri care n-au făcut bine niciodată nimănui, cu atât mai puțin într-un parteneriat profesional.

Ca să eviți asta – din rolul de client – e important să te asiguri încă de dinaintea începerii unei colaborări că agenția cu care urmează să faci echipă este potrivită pentru tine. Gândește-te la ce informații ai avea nevoie (studii de caz, recomandări/ testimoniale, răspunsul la anumite întrebări etc.), ca să fii cât mai liniștit că ești pe mâini bune și de-ncredere (desigur, dacă nu funcționezi în paradigma în care crezi că o agenție mai întâi trebuie „să demonstreze” și apoi să beneficieze de încrederea ta).

Lipsă de timp

Pentru a da feedback. Pentru a răspunde la materiale de presă. Pentru a lua decizii în timp util. Pentru a ține la curent echipa de comunicare cu noutățile din viața companiei.

Sunt lucruri mărunte, dar care, puse împreună pe o perioadă lungă de timp, ajung să afecteze calitatea muncii echipei de comunicare și, inevitabil, să erodeze motivația celor implicați în proiect.

Știm că nu există oameni mai ocupați decât antreprenorii. Vedem asta zi de zi și, de cele mai multe ori, înțelegem foarte bine de unde vine lipsa de timp. Cu toate astea, spunem mereu că un demers de comunicare are nevoie de implicarea antreprenorului – o echipă de comunicare nu îl înlocuiește pe client, ci aduce valoare prin cu totul alte moduri (gândire strategică, rezultate, competențe specifice etc.). De aceea, recomandăm antreprenorilor să înceapă un demers de comunicare când știu că pot decupa timpul necesar într-o lună pentru activitățile de promovare care îl implică. Agenția, pe de altă parte, are rolul de a crea un mod de lucru care să țină cont și să se adapteze la client și la nevoile acestuia.

Relație tranzacțională, de tipul „client-furnizor”

Poate că o relație tranzacțională nu este cel mai rău lucru care se poate întâmpla într-un cadru contractual, însă sigur nu rezonează cu oricine. Pentru oameni ca noi – care pun suflet în munca lor și care se comportă ca niște consultanți seniori – e ceva ce vrem să evităm, mai ales pentru că ratează esența parteneriatului și valoarea adăugată care derivă din acesta: aceea de a face echipă pentru un obiectiv comun.

Relația de muncă este un organism viu, care e ținut în viață de energia umană a  tuturor celor care participă la proiect. Motivația, entuziasmul, dorința de a face mai mult și mai bine sunt lucruri pe cât de abstracte, pe atât de valoroase, care dau viață proiectelor și care pot fi întreținute doar prin skin in the game atât din partea agenției, cât și a clientului.

Spunem asta pentru că știm că relațiile de parteneriat sunt, de fapt, solicitante de ambele părți – te obligă să fii prezent, să aduci argumente, să îți pese, să dai feedback și să arăți grijă față de celălalt, chiar și atunci când simți că „ți-a” greșit – însă oferă la schimb ceva de neprețuit: încrederea că celuilalt îi pasă și că o să facă tot ce poate mai bine pentru proiectul vostru.

 Heirupuri și răzgândiri constante

Prin natura sa, antreprenoriatul înseamnă schimbare și rapiditatea cu care te poți adapta la noi și noi realități. E important, în contextul ăsta, ca partenerul de comunicare să aibă flexibilitatea de a se abate de la drumul stabilit, de a găsi soluții într-un timp scurt, de a se replia și de a schimba planul atunci când e nevoie.

Când însă schimbările provin din nehotărârea constantă a clientului și/ sau dintr-un mod de lucru al acestuia bazat pe „stins focuri” și pe heirupuri, intervin, cel mai adesea, confuzia și demotivarea, dar și imposibilitatea de a face orice plan pe termen mai lung – atât în ceea ce privește demersul de comunicare, cât și în relația de parteneriat.

***

Scenariile de mai sus nu își propun să surprindă în întregime tot ceea ce poate afecta o relație de colaborare, ar fi imposibil, însă sperăm că au oferit câteva repere despre cum duo-ul agenție-client poate fi unul mai performant și mai armonios. Pentru că, dincolo de a obține contracte avantajoase sau de a bate palma pentru anumite proiecte, credem că la fel de important este să ne asigurăm că suntem în colaborările potrivite – atât din rolul de clienți, cât și de agenție – și că astfel lucrăm mai bine, mai eficient și cu mai mult drive.