Este născută într-un sat cu nume frumos din Moldova, Mihailovca, iar la numai 27 de ani este co-fondator și CEO al unuia dintre cele mai de succes start-up-uri de la noi: Planable, o soluție tehnologică ce le permite clienților să colaboreze mult mai ușor cu agențiile sau echipele de social media cu care lucrează.

Xenia Muntean are în prezent o echipă de 20 de oameni și un parcurs profesional de admirat: a participat la mai multe acceleratoare de business de la noi și din străinătate, a dus ideea Planable până în Silicon Valley, a primit nu mai puțin de trei runde de investiții pentru start-up-ul său și a deschis două birouri – în Chișinău și în București.

Iar în timpul pandemiei, a luat realitatea-n mâini, a făcut mai multe scenarii de lucru, a comunicat transparent și, după ce a dat emoția la o parte, a reușit nu doar să țină Planable pe linia de plutire, ci și să-l și dezvolte.

Cum a resimțit Xenia pandemia ca antreprenor, ce decizii a luat și ce urmează, ne-a povestit în interviul următor.

Cum a fost pentru tine momentul în care a început pandemia? Ce îți aduci aminte de atunci?

Îmi aduc aminte foarte bine momentul, pentru că nu eram în țară. Practic, începutul pandemiei m-a prins peste hotare. Eram într-una dintre cele mai lungi călătorii de business pe care le avusesem până atunci în contextul Planable: mai întâi în SUA – San Diego, LA, New York –, după care urmau două orașe mari din UK.

Unul dintre cele mai rele momente în care să te prindă o pandemie este departe de casă. Simți că intri în ceva nasol și că începe o nouă eră, iar tu nu ești într-un loc confortabil. Ești în tramvaie, trenuri, pe un scaun de aeroport.

Inițial, am reacționat foarte târziu la lockdown, pentru că eram prinsă în călătorie și nu-mi dădeam seama ce se întâmplă. Eram aproape în negare. Mă gândeam că trebuie să organizăm Planable Summit, o adunare pe care o facem recurent cu toată echipa din București și Chișinău și în care planificăm următorul trimestru. Eram sigură că totul va trece și că ne vom putea întâlni.

Dar cât am fost plecată, lucrurile s-au agravat și am început să mă panichez că nu o să mă mai pot întoarce în România.

Cultura la Planable este însă foarte democrată, iar oamenii n-au așteptat să ajung eu în țară și să le zic: gata, de mâine stăm acasă. Au luat inițiativa, au deschis subiectul online, într-un grup cu toată echipa, m-au pus la curent cu situația din țară, ne-am organizat și am hotărât rapid că cel mai bine este să lucreze de acasă.

Cum arătau lucrurile din punctul de vedere al businessului în momentul în care a început pandemia?

La capitolul ăsta cred ca ne-am descurcat foarte bine. Ne-am adunat toți (departamentele de marketing, product, sales) și am făcut scenarii: scenariul A – dacă lucrurile merg rău și scenariul B – dacă lucrurile merg foarte, foarte rău.

Rău – însemna că pierdem clienți, ne scad încasările etc. Foarte, foarte rău – era un scenariu apocaliptic, adică pierdem masiv clienți. Ambele scenarii erau destul de demoralizante, pentru că, așa cum funcționează modelul nostru de business, bazat pe recurring revenue, în general nu prea mergi în jos, poți numai să crești.

În niciunul dintre scenarii însă, nu trebuia să dăm oameni afară. Asta a fost cea mai mare fericire pentru mine. Și am putut să facem asta atât pentru că strânseserăm o rundă de investiții cu un an înainte, cât și ca urmare a stilului meu personal de a cheltui bani. Am crescut în Moldova, într-o economie foarte proastă, ceea ce m-a făcut mereu să fiu prudentă cu felul în care cheltui bani. Sunt foarte risk averse de felul meu, dar asta ne-a pus într-o situație bună atunci când a izbucnit pandemia.

Care a fost strategia pe care ați adoptat-o până la urmă?

În bugetul pe care-l făcusem la început de an, luasem în calcul mai multe investiții: în ads, marketing, campanii, produs, recrutare. Scenariul rău tăia toate aceste investiții, iar cel foarte, foarte rău tăia inclusiv din costurile existente, cu cheltuielile on going, software etc. Orice puteam – urma să tăiem, numai nu oamenii. Apoi, am fost transparenți și am comunicat asta echipei, către toți cei 14 membri de la momentul respectiv.

Cum a reacționat echipa ta?

Cred că foarte bine. A fost reconfortant să audă că nimeni nu trebuie să plece, le-a dat mai multă siguranță. A contat foarte mult că am venit pregătiți, că am pus lucrurile la punct, că am făcut mai multe financial models. Asta dă un anumit nivel de încredere în management.

A fost și vreun moment mai dificil sau în care simți că a trebuit să iei o decizie mai sensibilă?

Bineînțeles. Chiar dacă am făcut planul și am văzut că iese totul bine, eu personal stăteam noaptea și mă gândeam „Cum poate să fie așa de bine? N-are cum să fie așa de bine!”. Mă uitam la cifre la fiecare câteva ore, le calculam din nou, să-mi dau seama dacă n-am greșit pe undeva sau dacă e ceva care mi-a scăpat.

Pentru noi, fiecare client care pleacă se simte destul de puternic. În martie și aprilie, a părut că e potopul. Am pierdut câte 10 procente în fiecare dintre lunile astea. Când mă uit acum, 10% poate că nu pare o scădere atât de rea, dar psihic era foarte greu de dus atunci, în contextul în care noi creșteam în mod normal cu cel puțin 7% în fiecare lună.

În martie și aprilie, de fapt am stagnat. Am pierdut 10%, am adus 10%. Dar s-a simțit asta. Avem pe Slack un canal integrat cu un bot la softul pe care-l folosim ca să urmărim abonările. La acest canal, are toată lumea acces și poți să vezi clienții noi cu verde și pe cei ce renunță cu roșu. Noi vedeam numai one customer left, one customer left. Și în unele zile era totul numai cu roșu, practic niciun client nou.

Atunci îmi era frică – dacă nu o să se oprească și e abia începutul? Nu puteam să-mi imaginez că lucrurile se vor liniști. Era atât de multă panică în jur, prima dată când trăiam o pandemie, cine știa cum o să meargă lucrurile, iar majoritatea clienților noștri erau în America și acolo era un haos total.

În realitate, lucrurile nu s-au întâmplat așa. Însă martie și aprilie lucrurile au fost destul de dure pentru noi. După, s-au mai liniștit apele.

Dacă ne uităm la clienți, ce s-a schimbat în felul în care ați comunicat cu ei la începutul pandemiei?

Am oferit clienților care ne spuneau că au pierdut foarte mult business ca urmare a pandemiei o variantă de abonament cu 90% discount pe câteva luni. Era un discount semnificativ, pentru că ne doream să rămână cu noi. În plus, când toată lumea a început să lucreze remote, vedeam mai mult ca niciodată importanța produsului nostru. Voiam ca ei să beneficieze de el în continuare.

Un alt lucru pe care l-am făcut în perioada respectivă a fost să introducem un plan gratuit: super limitat, basic, dar o versiune free pentru oamenii care aveau nevoie de o variantă foarte light a produsului nostru și nu și-o permiteau. Pe la începutul verii am lansat acest produs, pe care încă îl mai avem.

În rest, nu a fost nevoie să schimbăm atât de mult comunicarea, pentru că produsul nostru este prin definiție despre colaborare. Fie că ești în aceeași cameră sau lucrezi across the world, de acasă, asta nu schimbă atât de mult poziționarea sau strategia noastră.

S-a schimbat ceva la nivel intern, în relația și comunicarea cu echipa ta?

Legat de comunicarea internă, după prezentarea scenariilor inițiale, am fost foarte mult prezenți în one-to-one-uri. Noi avem în mod normal one-to-one-uri cu o anumită recurență. Dar mi se pare că ne-au apropiat și mai tare de data asta, pentru că discuțiile nu mai erau doar despre muncă, ci și despre viața personală, familie, relație, toate lucrurile astea.

Cum ai gestionat tu personal toată avalanșa de emoții din primele luni – nu doar alte tale, ci și ale echipei, ale partenerilor de business, ale investitorilor?

Ăsta e beneficiul în a avea co-fondatori și parteneri. Nu pot să-mi imaginez să fi fost solo founder în perioada asta.

Mai ai un umăr pe care să te plângi, pentru că în fața echipei trebuie să fii puternic. Personal, am putut să mă bazez foarte mult pe co-fondatorii mei și pe echipa de management.

Spuneai că ați atras o rundă de investiții chiar înainte de pandemie. Cum a influențat pandemia relația de business cu investitorii?

Relația noastră era deja foarte strânsă. Mulți dintre investitori sunt pasivi – și asta e absolut OK –, însă lead investor-ul din ultima rundă este foarte activ, avem o relație apropiată și vorbim cel puțin o dată pe lună.

Am mai auzit de la alți fondatori că, în perioada pandemiei, au primit tot felul de formulare din partea investitorilor care le cereau să completeze situația financiară și ce runway au – să declare practic cât timp pot să supraviețuiască pe banii pe care îi au. Nu mi s-a părut o abordare bună, pentru că prioritatea numărul unu a unui CEO în situații de genul acesta este să aibă grijă de echipă și de clienți. După aceea, când sunt toate puse la punct, mă ocup să-ți dau și datele astea, ca să raportezi și tu mai departe, cum e firesc.

Dar investitorul nostru nu a procedat așa. Ne-a întrebat dacă poate să ne ajute cu ceva, cum stăm, cum suntem. Și abia după câteva săptămâni a trimis un formular: ce revenue aveți, ce runway există.

Unul dintre sfaturile foarte interesante pe care mi le-a dat el atunci, când mie mi-era foarte frică să introduc free plan-ul de exemplu, a fost că “you shouldn’t let a good crisis go to waste”. Chiar și în mijlocul unei crize, e important să-ți asumi niște riscuri, mai ales dacă ai un avantaj competitiv și ești bine poziționat. Iar noi eram din categoria celor care puteau fi pe break-even în plină criză, dacă ne propuneam asta cu tot dinadinsul.

După martie și mai, înțeleg că ați revenit pe creștere. Ce a urmat apoi?

După două-trei luni de stagnare, am început într-adevăr să ne revenim. Nu era comparabil cu ce se întâmpla înainte de pandemie, bineînțeles, dar suntem back on track acum.

Am crescut echipa – avem 20 de membri la ora actuală. Am revenit la angajări de pe finalul verii și chiar și acum avem 3 joburi deschise.

Față de planurile cu care ați început 2020, cum arăta lumea voastră la Planable la finalul anului trecut? Cât de mare era distanța?

Clar ne imaginam că o să avem o creștere mult mai mare și că o să închidem anul cu o altă cifră de afaceri. Aveam planuri de engagement pentru echipă – să organizăm tot felul de evenimente, să ne ducem la conferințe, aveam bugete de sponsorship, voiam să facem Planable Summits ca un fel de company retreats, poate undeva în afara țării, să fie ceva diferit.

Nu s-au întâmplat toate lucrurile astea. Însă e de-a dreptul uimitor cât de adaptabili suntem noi, oamenii. E aproape înfricoșător cât de ușor ne putem adapta la cele mai dureroase scenarii la care ne putem gândi.

Dacă te uiți acum retrospectiv, ce crezi că te-a învățat tot contextul pandemiei pe tine, ca antreprenor?

La începutul pandemiei, am avut această poveste pe care mi-o tot spuneam: eu am fondat Planable de foarte tânără, pe la 23 de ani. A fost primul meu start-up. Și mereu am avut gândul ăsta că ceva o să se întâmple, că nu are cum să meargă atât de bine din prima.

Așa că, atunci când a venit pandemia, am zis: gata, asta e, pandemia s-a întâmplat, a venit răul acela pe care eu îl tot anticipasem și ăsta va fi motivul pentru care eu nu voi putea să duc Planable mai departe.

Retrospectiv, îmi dau seama că nu a fost deloc despre asta. Dimpotrivă, am rămas cu altceva după perioada de anul trecut: o cu totul altă percepție asupra businessului meu. Dacă înainte eram nesigură și aveam deseori o anxietate legată de el, acum paradoxal, cred că suntem foarte bine înrădăcinați și mai puternici decât ne imaginam – atât eu personal, cât și Planable.

Faptul că am fost bine mi-a dat mai multă încredere în companie și în echipă, dar și o mai mare relaxare că putem să experimentăm și să fim mai curajoși în inițiativele noastre.

Ce urmează pentru Planable? Ce planuri aveți pentru 2021?

O altă lecție: planurile astea sunt bune ca să te orientezi, dar nu te poți baza nici prea mult pe ele.

O să continuăm să creștem echipa, o să dezvoltăm produsul cu siguranță. The product is never perfect. Întotdeauna adăugăm funcționalități noi. Credem în calitatea produsului și în echipa care construiește produsul. Dar e mult și despre procese și eficiența companiei.

Când am ajuns la 20 de persoane în echipă, ne-am dat seama că trebuie să investim mai mult și în operațiuni, în teambuildinguri – chiar dacă remote –, în beneficii, să măsurăm the happiness of the team. Ne vom concentra mult pe lucrurile astea și în următoarele trimestre.

A fost ceva care a rămas nenegociabil în urma pandemiei, ceva la care nu ați vrut să renunțați sub nicio formă?

Ce nu s-a schimbat este cât de data driven suntem. Chiar și atunci când intensitatea emoțiilor a fost foarte mare în timpul pandemiei, tot nu ne-am lăsat copleșiți de emoțional. Am fost foarte atenți la ce spun datele.

Era greu, pentru că mereu ți se părea că totul e mult mai intens decât era de fapt, dar a fost foarte important pentru noi să ne uităm mereu la date: să vedem ce spune comportamentul consumatorului, ce ne spune feedbackul lui – date cantitative și calitative care să fie relevante. Data driven  este ancora noastră.

Oamenii de marketing sunt clienții voștri. Cum ți se pare că s-au schimbat ei în urma pandemiei?

Nu sunt sigură, pentru că schimbările esențiale poți să le vezi doar în câțiva ani. Altfel, e doar un trend.

Dar aș putea să zic că lucrurile pe care le-am observant sunt focusul pe autenticitate.

Apoi, explozia contentului. Se zice de multă vreme – content is king. În ultimul an, mi se pare că receptivitatea și înțelegerea din partea stakeholderilor din companii apropo de conținut sunt mult mai mari decât ne imaginam. Mi se pare că am ajuns să înțelegem mult mai bine cât de important este să creezi conținut cu sens, util și entertaining, care să servească realmente audienței brandului tău. Ca formate, e evident că video a explodat: IG TV, Reels, Tik-Tok.

Pare foarte mult că rezistența Planable în pandemie este un rezultat a ceea ce creasei anterior în companie. Cum ai construit cultura organizațională a start-up-ului tău?

Am vrut să fac o companie în care să-mi placă super mult să lucrez: cu oameni cu care să-mi facă plăcere să-mi petrec timpul 8 ore pe zi sau chiar mai mult uneori. Nu cred că am avut o imagine despre cum ar trebui să arate compania și nu cred că am făcut ceva intenționat. La următorul business, după ce am văzut deja toate astea, sigur le-aș face intenționat.

Dar cu Planable a fost intuitiv. “Ție cum ți-ar plăcea să se comporte cu tine?” Asta mă întrebam, dacă ar fi fost ca eu să lucrez pentru altcineva. N-am citit cărți sau bloguri pe tema asta, lucrurile au venit într-o anumită măsură natural.

Cum îți alegi oamenii acum?

De când suntem la Planable, nu au prea plecat oameni din echipă. Am învățat mai mult uitându-mă la cei pe care i-am angajat și de care îmi place foarte mult. Pe baza a ce au ei în comun, recrutez în continuare.

Iar ce au în comun este că sunt foarte muncitori. Ne place să muncim și ne place să tragem la aceeași barcă. Ne gândim la companie, ne pasă de rezultatele ei, de bugetele ei.

Performanța și dorința de a face mai bine sunt alte două lucruri importante. Nu am auzit niciodată de la nimeni că “ne merge bine, de ce să facem mai mult?” Pentru că așa e, am putea să ne oprim aici și să meargă bine în continuare. Dar există întotdeauna dorința asta de îmbunătățire continuă.

Apoi, oamenii sunt foarte relaxați și transparenți. E o atmosferă prietenoasă, combinată cu un work ethics care cred că ajută foarte mult.

Iar de aici vine și o autonomie pe munca fiecăruia. Nu am făcut niciodată prea mult hand-holding. Procesele noastre de on-boarding sunt foarte directe. Sigur, nu te aruncăm deodată în apă și “descurcă-te” – întotdeauna e cineva care să te ajute. Avem și procese de învățare, dar e și această credință de learning by doing din prima ta săptămână la Planable, pe orice job ai fi. Cred că asta creează ownership și responsabilitate față de munca pe care o faci.

Care este experiența ta profesională de dinainte de Planable?

Nu am lucrat niciodată pentru o altă companie. Am lucrat pentru o agenție foarte mică, pe care tot eu am creat-o. Cred că acolo nu am făcut o treabă la fel de bună pentru creșterea și dezvoltarea companiei. Am făcut niște greșeli din care am învățat. Dar mă bucur că au existat aceste greșeli și că am putut să fac o treabă mult mai bună la nivel de leadership și cultură organizațională la Planable.

Cum ai început, de fapt, Planable?

Planable are 5 ani. Totul a început în Chișinău, împreună cu co-fondatorii Nicu și Vlad. Eu aveam o agenție de social media marketing. În timp ce lucram cu clienții în tot felul de modalități, m-am gândit că trebuie să existe o variantă mai colaborativă de a le putea prezenta munca pe care o fac și de a obține un feedback de la ei. Nu mi se părea potrivit niciunul dintre tool-urile deja existente.

În paralel, Nicu, unul dintre co-fondatori – la bază developer engineer – și CTO Planable, lucra la o altă agenție unde își vedea colegii cum lucrează pe campanii de social media și se gândea mereu la soluții pentru eficientizarea muncii lor.

Așa că ne-am reunit și am zis să rezolvăm această problemă pe care am simțit-o cu toții pe pielea noastră. În acel moment, eram deja parte din Spherik, acceleratorul din Cluj care ne-a oferit și prima investiție. Aici am trecut prin tot procesul lor, care s-a finalizat cu un Demo Day la Techsylvania, o conferință pe tech din Cluj. Am câștigat competiția, al cărei premiu era să petrecem o săptămână în Silicon Valley.

Acea săptămână s-a transformat în câteva luni. Acolo l-am întâlnit pe Tim Draper, un investitor foarte cunoscut, care avea o academie pentru tineri antreprenori la care am aplicat, am fost acceptată și pentru care am și primit bursă. M-au însoțit și Nicu și Vlad.

Am trecut prin acel program, apoi ne-am întors în țară, iar visul meu era să trecem printr-unul dintre cele 3 acceleratoare de top din lume. La a treia sau a patra încercare, am reușit să intru la Techstars din Londra, în urma unui proces de intervievare extrem de amănunțit, cu o rată de acceptare în general foarte mică.

Am luat astfel o a doua investiție – în valoare de 120.000 de euro, am stat în Londra vreo 3-4 luni, după care am decis să deschidem un birou în Chișinău și, după ceva timp, și în București.

Legat de tot acest parcurs profesional spectaculos și foarte rapid al tău, a fost vreodată copleșitor ceea ce ți se întâmpla?

Nu am avut niciodată timp să stau foarte bine să îl analizez. Mi se pare că, atunci când ești atât de implicat în el și în această viteză a start-up-urilor, ai foarte puține momente să reflectezi și să te uiți de unde ai venit.

Dar asta este extrem de important, pentru că te ajută să construiești această încredere de care ai nevoie 100% ca antreprenor, să te compari tu cu tine însuți, cel de acum câțiva ani, și să vezi cât de departe ai ajuns. Te ajută foarte mult, mai ales în momentele dificile.

Acum, unul dintre lucrurile în care încerc să investesc puțin este să-mi blochez niște timp în agenda pentru deep thinking, pentru că întotdeauna ești prins cu proiecte și nu-ți rămâne timp să stai să te gândești puțin macro.

În sine, rollercoaster-ul ăsta este captivant. Mie îmi place foarte mult – îmi place pentru că e crazy, e super dinamic, are foarte multe contraste, nu mă plictisesc niciodată. Mie mi se pare că e experiența vieții mele. Practic, trăiesc the time of my life, pentru că îmi place să mă duc acasă după o zi plină de muncă și să simt că am reușit să fac multe lucruri.

Nu aș spune că sunt workaholic, nu-mi place termenul, dar recunosc că mi-aș dori să fie mai multe lucruri care să mă entuziasmeze atât de mult pe cât mă entuziasmează Planable acum.

Cum era Xenia, copilul?

M-am născut într-un sat care se numește Mihailovca din sudul Moldovei. Eram un copil introvertit. Acum, prin prisma jobului, a trebuit să devin mai extrovertă. Dar, când eram mică, eram super introvertă, aveam foarte puțini prieteni.

Când eram în clasa a doua, ne-am mutat din acel sat în suburbia Chișinăului, pentru că mama, care era profesoară, își dorea ca noi să avem acces la cea mai bună educație posibilă, să avem mai multe oportunități, să ne fie ușor să ne ducem la facultate.

Faptul că am ajuns în clasa a doua într-un grup nou, care era deja format, cred că m-a forțat să mă integrez. Dacă stau bine să mă gândesc, întotdeauna am fost pusă în poziția de a mă integra în spații din care nu făceam parte. De exemplu, să mă mut în 5 locuri diferite pe parcursul a câțiva ani.

Când eram mică, îmi mai plăcea foarte mult să scriu. Eram foarte geek la școală: aveam note bune, eram olimpică, citeam foarte mult.

Apoi, pentru că ne mutaserăm într-un oraș nou și nu aveam prieteni prea mulți, îmi petreceam mult timp pe calculator. Prin clasa a cincea sau a șasea, am învățat să lucrez în Photoshop. Îmi dau seama acum că asta mi-a dezvoltat foarte mult atenția la detalii și tot acest simț estetic – pe care îl moșteneam oricum de la mama, care pictează și e artist vizual.

Atunci când am mai crescut puțin, am început să fiu foarte pasionată de matematică și de date. Pasiunea pentru design cu cea pentru date și cu cea pentru comunicare – m-au dus în direcția de marketing care, în cele din urmă, m-a dus la ceea ce fac azi și la Planable.